Como fazer uma videoconferência para tomar decisões à distância

Para manter uma organização funcionando à distância, é fundamental ter um processo de tomada de decisões adequado. Alguns destes princípios também podem ser seguidos em situações normais, quando todos estão trabalhando no escritório; porém, são especialmente importantes quando não estamos próximos uns dos outros. E como fazer uma videoconferência para tratar de assuntos importantes?

A dinâmica de trabalho de um gerente normalmente envolve tomar decisões. Tarefas como definir rumos, planejar, organizar, priorizar, definir orçamentos etc. exigem certas escolhas feitas em detrimento de outras. O funcionário, por vezes, depende das decisões do gerente para ser produtivo em seu trabalho, mas também pode precisar tomar decisões por conta própria ou em conjunto com sua equipe.

Avalie a urgência da decisão

Qual é a importância de tomar a decisão com rapidez? Quais são as consequências de protelar uma decisão? Você tem informações suficientes para tomar uma boa decisão? Muitas vezes pode ser um risco adiar uma decisão; portanto, avalie a situação com sabedoria. Lembre-se de que, em momentos de crise, a direção da empresa provavelmente já está sobrecarregada, então, envolva-os apenas em decisões urgentes.

Encontre um bom formato para apresentar problemas por escrito

Ao trabalhar à distância, é importante comunicar com clareza a complexidade do problema ou da decisão a ser tomada. É útil estruturar seu pensamento por escrito caso queira apresentá-lo em uma reunião para discussão ou compartilhá-lo de forma assíncrona com uma equipe para colaboração. Dessa forma, sua linha de pensamento ficará mais clara para as pessoas, e elas poderão se preparar para uma boa discussão se conseguirem ler com antecedência.

As opções incluem apresentações do PowerPoint ou do Google, um documento, uma página wiki ou o que funcionar melhor para a sua organização.

Criar um modelo de documento para orientar as decisões que precisam ser tomadas e facilitar a descrição dos tópicos que devem ser abordados pode ser uma boa alternativa. Por exemplo:

1. Descrição do problema

2. Resumo das informações de contexto/histórico relevantes

3. Opções de ação, com avaliação individual

4. Vantagens

5. Custos

6. Mitigações

7. Qual é a opção ideal e por quê?

Mude sua perspectiva

Para ter uma nova perspectiva sobre a decisão, pode ser útil analisá-la do ponto de vista das pessoas que serão afetadas por ela. O blog da First Round Review tem um ótimo artigo sobre estruturas de tomada de decisão, incluindo algumas perguntas que podem ser usadas para mudar sua perspectiva:

1. O que é melhor para nossos clientes?

2. O que é melhor para os pacientes? (Ou para as pessoas afetadas.)

3. O que a diretoria quer que façamos? (A diretoria representa um bem objetivo para a empresa.)

Simplifique as escolhas e faça uma recomendação

As pessoas têm dificuldade para tomar uma decisão quando confrontadas com muitas opções. Separe as opções reais das falsas, analisando cuidadosamente a viabilidade. Se uma opção for mais teórica do que viável, descarte-a. Termine com uma recomendação do que, na sua opinião, é a opção ideal. A pessoa mais envolvida com o problema é, em geral, quem tem todo o contexto e está em melhor posição para determinar o que deve ser feito. Os líderes em cargos superiores ao seu podem ter mais contexto sobre o mercado ou a situação geral da empresa, mas valorizam uma recomendação clara e bem pensada.

Apresente bem o problema com fatos e dados

É mais fácil tomar decisões quando suas escolhas se baseiam em dados. Ao analisar um problema, muitas vezes, a resposta pode ser encontrada nos dados. Tentar mensurar o problema, a oportunidade ou qualquer que seja a decisão, facilita a priorização em relação a outras iniciativas. Ao adicionar informações qualitativas, como histórias de clientes ou orçamentos, apresente-as de maneira que facilite a assimilação pelo leitor.

Não se esqueça do envolvimento

Mesmo tomando uma boa decisão, o resultado ainda pode ser inferior ao ideal porque as pessoas da organização não ficaram satisfeitas com o processo. A sensação de isolamento ou de não ser ouvido pode facilmente criar ambientes de trabalho tóxicos. Considere as partes interessadas na decisão que você pretende tomar e pense em como envolver essas pessoas.

Talvez existam estruturas informais de tomada de decisão sob a influência de pessoas externas à organização. Ao entrar em contato com antecedência e pedir a opinião dessas pessoas, você faz com que elas se sintam importantes e respeitadas.

Gerenciamento de conflitos: hot topics x cool topics

O artigo “Too Hot to Handle — How to manage relationship conflict (PDF)” (em inglês), escrito por Amy Edmondson e Diana McLain Smith, discute as dificuldades de se trabalhar em equipe com pessoas em cargos mais elevados e como os diferentes tipos de decisões podem desencadear emoções nas pessoas, dificultando os relacionamentos.

“Os chamados ‘cool topics’ podem ser abordados pelo simples debate dos fatos, com pouco risco de provocar desacordos acalorados. Já os ‘hot topics’ dizem respeito aos diferentes valores, sistemas de crenças ou interesses que moldam o ponto de vista dos indivíduos. ”

Ao compreender o tipo de tópico com o qual está lidando, você pode se preparar para resolver qualquer discussão que possa surgir, no caso de um hot topic; ou, no caso de um cool topic, chegar a uma decisão muito mais rápido do que o esperado. Também é útil saber como os tomadores de decisão pensam e antecipar as perguntas que eles podem fazer e com o que estão preocupados.

Deixe amadurecer

No atual e acelerado mundo dos negócios, subestimamos o efeito que o prolongamento das decisões pode ter sobre os resultados. Buscamos agir depressa, mas muitas vezes acabamos tomando decisões ruins e nos arrependendo por isso.

Ao trabalhar com equipes dispersas, é ainda mais importante deixar as pessoas se inteirar do problema, para que possam refletir sobre a questão e só depois discutir seu ponto de vista. Se você forçar uma discussão antes do tempo, as pessoas podem se recusar a tomar uma decisão.

Facilite uma boa discussão com a videoconferência em grupo

No momento certo, depois que as pessoas tiveram a chance de se preparar e refletir sobre a questão, agende uma reunião por videoconferência em grupo para vocês discutirem e decidirem em conjunto. No Whereby, você pode configurar uma sala de reunião gratuita para até 4 participantes. Se você tiver uma equipe maior, nosso plano Pro permite ter até 12 participantes por sala. Nosso plano Business oferece suporte a salas de até 50 participantes.

Comunique a decisão às pessoas que precisam saber

Se sua equipe trabalha remotamente, não esqueça de comunicar as decisões que foram tomadas às pessoas que precisam saber. Ter um processo ágil para comunicar as informações definidas é fundamental ao fazer videoconferências e para permitir que as pessoas realizem seu trabalho com eficiência. Entre em contato diretamente com as pessoas ou atualize-as pelo chat da equipe, ou defina um registro de decisões em uma wiki ou planilha compartilhada.

Tem mais dicas e truques? Compartilhe com a gente nos comentários!

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